PRIVACY VERKLARING van Lotte Vanhalst

Lotte Vanhalst hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het gegeven dat uw privacy wordt gerespecteerd.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Lotte Vanhalst houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679).  

Verwerkingsverantwoordelijke

Als Lotte Vanhalst zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Lotte Vanhalst – eenmanszaak

BE 0678.779.274

Aarschotsesteenweg 261

3111 Wezemaal

lotte@lottevanhalst.be

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Lotte Vanhalst verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

• Algemeen klantenbeheer met inbegrip van facturatie en boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• Leveren van diensten (uitvoering overeenkomst);
• Verwerken en opvolgen van bestellingen/leveringen en correct afhandelen van uw aankopen (uitvoering overeenkomst);
• Verwerken en opvolgen van klachten en retourzendingen (uitvoering overeenkomst);
• Leveranciersbeheer met inbegrip van boekhoudkundige verwerking (uitvoering overeenkomst);
• Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang);
• Verzenden van marketing en gepersonaliseerde reclame (toestemming);
• Bestrijden van eventuele fraude en misbruik (gerechtvaardigd belang).

Wanneer de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming in te trekken. U kan ons hiervoor contacteren via de contactgegevens bovenaan deze verklaring of uitschrijven via de link in onze nieuwsbrieven.

Welke persoonsgegevens verwerken wij ?

Voor bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres (straat, nummer, postcode, gemeente, land); 
• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail adres;

• Interesses;
• Werksituatie;
• Financiële gegevens en bijzonderheden: bankrekeningnummer, IBAN-nummer, kaartnummers, codes betalingen, betaalgedrag;
• Evaluatiegegevens;
• Aanwezigheid;
• Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames;
• Elektronische identificatiegegevens: IP-adres, locatie, cookies, toestelnaam, verbindings- momenten, surfgedrag, inloggegevens, gebruik sociale media.

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om gebruik te kunnen maken van onze diensten en producten, om te kunnen samenwerken, om de nieuwsbrief te ontvangen of te kunnen deelnemen aan onze workshops of evenementen. 

Dit met uitzondering van volgende gegevens:

• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing)

Het gevolg van het niet-verstrekken van deze gegevens is het niet publiceren van gerichte foto’s van u en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens ?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf op verschillende wijzen aan ons meedeelt, o.a. via inschrijvingsformulieren, door de nodige documenten in te vullen, via invul- en contactformulieren op onze website, via persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, ….  

Het is ook mogelijk dat er tijdens workshops en/of evenementen foto’s genomen worden of filmpjes worden opgenomen. U zal hiervan op het moment zelf op de hoogte gebracht worden. Op dat moment krijgt u de kans om aan de fotograaf te melden dat u niet gefotografeerd wilt worden.

Welke persoonsgegevens geven wij door? 

Aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

• Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider), nl. Google Drive;
• Het verzorgen van de internet omgeving, nl. Combell nv voor webhosting/mailhosting en voor de domeinnaam;

• De ontwikkeling, het onderhoud en de bijstand van informatica-toepassingen en software; 
• Het verzorgen van de financiële administratie nl. Online Boekhouders voor onze boekhouding;

• Het verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven/informatiebrochures/uitnodigingen, nl. ConvertKit.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten of waarbij dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden. Met de externe dienstverleners maken wij in deze overeenkomst uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Aan derden – ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

• Ondernemingen in directe relatie met ons als verwerkingsverantwoordelijke;
• Partners waarmee we in samenwerking workshops en/of evenementen organiseren (bv. workshops/evenementen die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen en te zorgen dat deze enkel gebruikt worden voor het doeleinde waarvoor ze werden verzameld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de politie die in het kader van een onderzoek  (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen uw persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier schriftelijke toestemming voor geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EU+Noorwegen+ijsland).  

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Lotte Vanhalst bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  

Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Lotte Vanhalst verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste contact of de beëindiging van de samenwerking, behoudens voor wat betreft de persoonsgegevens die wij op basis van specifieke wetgeving langer moeten bewaren of in geval van een lopend geschil waarvoor de persoonsgegevens nog noodzakelijk zijn.

Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (…inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking…):

• Alle personen die namens Lotte Vanhalst van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;

• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;

• Virusscanner, firewall en systematische tijdige updates;
• Systematische back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

• Alle partners zijn geïnformeerd over (en opgeleid rond) het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Aan deze partners wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u, in de door de wet voorziene omstandigheden, persoonlijk verwittigd.

Welke rechten heeft u omtrent uw gegevens?

U heeft recht op inzage en een kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft recht op beperking van gegevensverwerking. Indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

U kunt bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden wegens ernstige en legitieme motieven.  Zo heeft u het recht zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via de uitschrijfmogelijkheden in e-mails). 

U heeft het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. U kan ons ook contacteren via de contactpagina van onze website lottevanhalst.be. 

Wij kunnen u vragen zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren door een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Onze verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profilering en u zal dus evenmin aan volledige geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen. 

Waar kan u terecht met klachten?

Wij stellen alles in het werk om op een zorgvuldige, legitieme manier en in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving met uw persoonsgegevens om te gaan. 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen via het adres bovenaan deze privacyverklaring. 

Indien u van oordeel bent dat uw rechten geschonden zijn en u binnen onze onderneming geen gehoor vindt voor uw bezorgdheden staat het u altijd vrij een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

contact@apd-gba.be

Wanneer werd deze privacyverklaring laatst gewijzigd? 

Lotte Vanhalst kan van tijd tot tijd zijn privacyverklaring aanpassen.  Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 21 januari 2024.